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PilOTT est une plate-forme applicative 100% web destinée à fournir à l’entreprise tous les outils de gestion et de pilotage opérationnel requis pour une administration et un suivi efficace de ses recours au travail temporaire.
Véritable plate-forme de services à la carte pour l’entreprise, PilOTT apporte à cette dernière l’opportunité de choisir parmis une bibliothèque complète de modules celui ou ceux qui répondront le mieux à ses attentes et à son organisation : |
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Plate-forme développée intégralement à partir des technologies web, donc accessible à partir d’un simple navigateur internet, PilOTT est aujourd’hui la première solution intégrée ne nécessitant aucune installation sur les postes clients
des utilisateurs. Modulable à souhait, PilOTT s’adapte à l’organisation et à la configuration de l’entreprise :
> Multi-sites ou monosite, l’ensemble du personnel de l’entreprise travail sur la même plate-forme applicative.
> 10 ou 100+ utilisateurs, PilOTT est évolutif et non limitatif en terme d’utilisateur.
> Règles de workflow intégrées, PilOTT s’adapte aux règles de fonctionnement et procédures de l’entreprise.
Droits d’accès individuels :
> Chaque utilisateur n’accède qu’aux modules autorisés pour son profil.
> Chaque utilisateur, à l’intérieur d’un module ne consulte que les données rattachées à son compte.
Support utilisateurs, Mises à jour et évolutions de versions assurés par un service informatique dédié :
> PilOTT est une véritable plate-forme de services externalisée.
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| Module Gestion des demandes : |
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Grâce à PilOTT, le RRH/ DRH va pouvoir envoyer directement aux agences de travail temporaires référencées ses besoins.
Lorsqu'un besoin a été identifié au niveau d'un site, le responsable de l'intérim remplit via PilOTT une fiche de demande de candidature. Cette demande complète reprend le poste, les qualifications attendues, la durée de la mission, le lieu du chantier,…
Une fois renseigné, cette demande est diffusé aux agences de travail temporaire, soit toutes, soit celles voulues suivant les qualifications et les conventions en vigueur. Plusieurs rangs de fournisseur peuvent être mis en place.
Côté Entreprises de Travail Temporaire, les agences répondent directement dans PilOTT pour déposer les C.V. des candidats. Elles disposent d'un espace privatif dans l'interface PilOTT de votre groupe.
Quand la demande a été satisfaite, un message est alors envoyé à chacune des agences pour les informer de la clôture de la demande (Le responsable des Ressources Humaines du site peut à tout moment clore la demande manuellement si il a trouvé des candidats par un autre canal : téléphone, fax, internet, …). |
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| Module CVthèque : |
Retour Fonctionnalités |
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Dans ce module, l'entreprise va trouver l'ensemble des intérimaires ayant déjà travaillés sur un site du groupe. A chaque intérimaire, va être associé une fiche avec l'ensemble des renseignements relatifs à ce dernier (date de naissance, l'agence qui l'a mis en poste, ses qualifications, le rapport de l'évaluation de ses missions effectuées au sein de l'entreprise, historique des contrats,…)
La recherche d'intérimaire peut se faire sur les contrats intérimaires en cours, les intérimaires ayant déjà travaillés sur un site, les intérimaires ayant déjà travaillé pour le groupe (tous sites de production confondus).
Exemple fonctionnel :
un chef de travaux souhaite faire travailler un intérimaire ayant déjà réalisé une mission et qui avait reçu une évaluation de mission très positive. Le chef de travaux va faire remonter sa demande au RRH du site. Celui-ci va procéder à une recherche dans la CV-thèque pour recontacter l'agence de travail temporaire ou tout simplement pour voir si l'intérimaire est en mission dans la société sur un autre site. |
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| Module Passation des commandes : |
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Dès lors que la réponse des ETT au besoin exprimé par l'entreprise a été réceptionnée, le RRH du site remplit un bon de commande qui est envoyé immédiatement aux agences de travail temporaire qui elles, vont émettre un contrat. Le RRH envoie directement à son contact en agence sa commande pour qu'il formalise à son tour le contrat.
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| Module PilOTT Trust Suite : |
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En complément des fonctionnalités de gestion, la plateforme PilOTT a pour vocation de dématérialiser l’échange de contrats de mise à disposition d’intérimaire entre une entreprise utilisatrice et ses fournisseurs intérim. Cette fonction transactionnelle permet via flux au format HR-XML d’échanger des documents signés électroniquement.
Ces documents électroniques ont la même valeur juridique que des contrats papiers. IIs reprennent l’ensemble des termes d’un contrat classique de mise à disposition d’intérimaire, ils sont signés par les deux parties, les signataires définis ont la qualité d’engager leur entreprise.
L’architecture de confiance utilisée a été mise en place par notre partenaire DICTAO, architecte de système de confiance. L’architecture de signature utilisée est certifiée par la DCSSI.
(Site internet de la DCSSI : http://www.ssi.gouv.fr/fr/confiance/certificats/certificat2007_21.html)
A partir de cette étape, l'intérimaire a donc commencé sa mission, il est en poste. |
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| Module Contrôle des relevés d'heures et pré-facturation : |
Retour Fonctionnalités |
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Le RRH du site valide les heures réellement travaillées pendant la semaine des intérimaires en mission. Chaque début de semaine, les contrats sont envoyés dans PilOTT par les fournisseurs intérim.
L'implémentation des contrats dans PilOTT va permettre de réaliser la pré-facturation. Une simple validation des heures est nécessaire pour faire les correctifs liés à la maladie, absence,…
Pour les sites équipés de badgeuses, PilOTT est facilement interfaçable pour disposer de relevés parfaitement fiables pour chacun de vos intérimaires.
1 er contrôle de l'exactitude du coût par intérimaire.
Dès que cette étape de validation des relevés d'heures est réalisée, le RRH va publier une pré-facture se basant sur les termes des accords avec les différentes sociétés de travail temporaire. La pré-facture est envoyée directement via PilOTT aux ETT qui n'ont plus qu'à éditer la facture. |
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| Module Gestion centralisée des Factures : |
Retour Fonctionnalités |
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Lorsque la pré-facture a été envoyée aux agences d'intérim, la facture peut être envoyée dans PilOTT (Récupération centralisée des factures / EDI). PilOTT va alors contrôler les différentes informations de la facture et relever l'ensemble des erreurs liées à de mauvaises saisies.
Si des erreurs ressortent, la facture est renvoyée non signée aux prestataires intérim.
2 ème contrôle de l'exactitude du coût par intérimaire.
Grâce à l'interfaçage avec le SI comptable de l'entreprise, les factures reçues avec les bons comptes d'imputation sont envoyées à la comptabilité de la société. |
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Module Etats / Tableaux de bords : |
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PilOTT intègre par défaut des tableaux de bord liés à l'intérim (sociaux, financiers, qualité). Ces états permettent au niveau d'un site, d'une région, d'un groupe d'avoir une vue consolidée du recours à l'intérim.
Au niveau d'un site, la personne en charge de l'intérim va pouvoir constater du taux de recours à telle ou telle enseigne, le taux de réponse envoyée par chacune d'elles, les délais de réponse, les durées de mission, le taux d'abandon de mission,…
Au niveau d'un groupe, la qualité des personnes mises en mission par les fournisseurs, le coût de l'intérim par site, par compte d'imputation, par période, … |
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